Unter Benchmarking versteht man den kontinuierlichen Prozess, sich mit anderen Organisationen bzw. Organisationseinheiten zu vergleichen, um die besten Praktiken zu identifizieren, diese zu messen, zu verstehen und zu adaptieren, um die eigene Leistung zu verbessern.
Was sind die Erfolgsfaktoren für Benchmarking und nach welchen Kriterien kann man Benchmarking gliedern, damit beschäftigt sich dieser Beitrag. Und es wird auch die Frage gestellt: Ist Ihre Organisation fit für Benchmarking?
Mehr über Ziele und Nutzen des Benchmarkings und was das EFQM Excellence Modell dazu sagt, erfahren Sie in Teil 1: Benchmarking – ein Sprung zu höheren Leistungsebenen.
Gliederungskriterien
Benchmarking kann man nach verschiedenen Kriterien gliedern. Sieht man sich den Vergleichshorizont an, dann kann man sich intern benchmarken (z.B. mit einer anderen Abteilung oder mit einem anderen Standort) oder man kann sich extern benchmarken (z.B. mit einem Mitbewerber). Benchmarking-Objekte können z.B. Produkte sein – hier kann man u.a. Produktmerkmale oder Leistungen vergleichen. Bei exzellenten Unternehmen ist es oft üblich, das gesamte Unternehmen zu benchmarken (Geschäftsergebnisse, Unternehmensbewertung nach EFQM) oder einzelne Unternehmensbereiche miteinander zu vergleichen (Output, Aufgaben, Strukturen, etc.). Oft ist es auch sinnvoll, wenn man sich einzelne wichtige Prozesse heraussucht und mit diesen einen Vergleich vollzieht (Input, Output, Transformationsschritte, Metriken, etc.).
Erfolgsfaktoren Benchmarking
Wann aber ist Benchmarking erfolgreich? Welche Faktoren sollte man berücksichtigen? Schauen wir zuerst auf die organisatorische Ebene.
Management des Benchmarking-Projektes - Regeln und Kultur in der Durchführung
- Wie erfolgen die Vorbereitung, Planung und Durchführung und Kommunikation des Projektes?
- Welche Spielregeln sind vereinbart?
- Was soll in unserem Unternehmen / beim Benchmarking-Partner erlaubt sein und was nicht? (Ausarbeitung eines gemeinsamen Verhaltenskodex)
Projektorganisation, Teamzusammensetzung
- Sind die beteiligten Rollen geklärt (Erwartungen, Aufgaben, Kompetenzen)? Stimmen vorhandene Fähigkeiten und Interessen damit überein?
- Zusammensetzung des Benchmarking - Projekt Teams? Braucht es interne Arbeitsgruppen? Wer ist Teil der Projekt-Steuergruppe und wie wird diese organisiert?
Die zweite Ebene der Erfolgsfaktoren, die man betrachtet ist der Inhalt des Benchmarkings.
Auswahl des Benchmarkingobjekts
Essentiell ist es, bereits vorab ein genaues Verständnis der Ziele und der angestrebten Ergebnisse zu haben.
- Was soll verbessert werden?
- Was ist der Zweck der Verbesserung?
- Wovon hängen angestrebte Änderungen ab?
Entsprechende Benchmarking-Partner bzw. Datenquellen
Ist der Benchmarking-Partner “der Richtige”, sind die sonstigen Quellen für den erwünschten Zweck hilfreich?
Prozessbeherrschung
Sind die betrachteten Prozesse klar definiert, werden sie verstanden und beherrscht?
Adaptierbarkeit der Ergebnisse
Sind die zu erwartenden Ergebnisse für die aktuelle Situation adaptierbar und wenn ja, mit welchem Aufwand?
Verwendung und Verifikation der Resultate
Die Arbeit ist mit dem Vergleich noch nicht abgeschlossen. Auch nach dem Prozess müssen wichtige Schritte beachtet werden und man sollte sich fragen: Wurden die Ergebnisse für Verbesserungen genützt? Welcher Nutzen wurde erzielt und warum?
Ist Ihre Organisation fit für Benchmarking?
Bevor Sie sich aber ausführlich mit all diesen Details beschäftigen, ist es sinnvoll, zuerst diese essentielle und spielentscheidende Frage zu stellen: Ist Ihre Organisation fit für Benchmarking? Um das herauszufinden hilft es, die folgenden Fragen zu beantworten:
♦ Haben Sie die wesentlichen Prozesse definiert und gemanagt?
♦ Ist Ihre Organisation bereit, hohe Ziele und große Veränderungen infolge des Benchmarkings anzunehmen? Sind Sie darauf vorbereitet?
♦ Besteht ein Druck (Leidensdruck) auf die Organisation, etwas zu verändern? Inwieweit ist der Druck innerhalb der Organisation bekannt?
♦ Wissen Sie, was in Erfahrung gebracht werden soll um Fortschritte zu erzielen?
♦ Sind Management und Projektleitung/Benchmarking-Team überzeugt? Sind sie geschult?
♦ Haben Sie Ressourcen für das Benchmarking gesichert?
♦ Kann ihre Organisation den Benchmarking-Partnern genügend bieten? Auf welchem Niveau?
♦ Sind Sie bereit, für die Benchmarkingpartner im Rahmen der Möglichkeiten die "Bücher zu öffnen"?
Viel Spaß beim Beantworten der Fragen und dann beim Benchmarking und beim Lernen von Anderen!
Hier geht es zu Teil 1: Benchmarking – ein Sprung zu höheren Leistungsebenen.