Alles so zu belassen, wie es ist, ist keine Lösung. Doch ist vorsichtiges Vorgehen eine der wichtigsten Regeln bei Veränderungen am Arbeitsplatz.
Die Diskussion könnte an mehreren Punkten starten – beispielsweise mit der Überlegung, wie man Kosten senkt. Oder sollte etwa in ein neues Kommunikationswerkzeug investiert werden? Wird das neue Tool überhaupt benötigt? Wer nutzt dabei die unterschiedlichen Kommunikationskanäle überhaupt? Fakt ist, die neue Welt des Arbeitens bringt genau solche Diskussionen.
Braucht der Vertrieb überhaupt einen Festnetzapparat? Ist es sinnvoll, dass Buchhaltungsmitarbeiter Firmenhandys haben? Ja und nein, wird Ihre Antwort darauf wahrscheinlich lauten. Schließlich gibt es im Vertrieb viele Mitarbeiter, die nicht als Kundenbetreuer unterwegs sind, sondern ihre Arbeit hauptsächlich im Innendienst leisten. Diesen Mitarbeitern das Festnetztelefon zu entfernen, wäre wohl wenig zweckdienlich. Und viele Buchhaltungsmitarbeiter werden wahrscheinlich mit dem Festnetz völlig ihr Auslangen finden. Wie aber steht es mit dem zugehörigen Abteilungsleiter? Je genauer man bei Unternehmen hinsieht, desto mehr Ausnahmen findet man. Es ist ein häufiges Phänomen, dass ein Thema immer komplexer und vielschichtiger wird, je tiefer man darin eintaucht.
Alles so zu belassen, wie es derzeit ist (oder allen den Festnetzapparat wegzunehmen, oder einfach bei allen das neue Tool auszurollen), ist definitiv keine Lösung. Diese könnte darin bestehen, sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens in Gruppen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen einzuteilen. Sie könnten Ihr Unternehmen etwa in die Kategorien fix, wenig flexibel, flexibel und mobil einteilen.
»Fix« bedeutet hier, dass die Person ausschließlich im Firmenbüro tätig ist und mobiles Arbeiten in der Funktion nicht sinnvoll ist. Ein fixer Firmenarbeitsplatz ist zwingend erforderlich. »Wenig flexibel« wäre, dass jemand überwiegend im Firmenbüro arbeitet, ein gewisser kleiner Anteil allerdings auch mobil erledigt werden kann beziehungsweise wird. Ein fixer Firmenarbeitsplatz ist erforderlich. »Flexibel« übersetzt sich darin, dass regelmäßig mobil gearbeitet wird und zwar etwa zwei bis drei Tage die Woche. In der Firma könnten solche Mitarbeiter vielleicht einen Arbeitsplatz teilen (»Shared Desk«). »Mobil« bezeichnet jene, bei denen die Tätigkeit grundlegend Termine außerhalb des Unternehmens bestimmen. Auch hier wäre natürlich ein Zugang zu temporären Arbeitsplätzen und Desk Sharing sinnvoll.
Aus dieser Einteilung in Kategorien – die oben genannten sind nur als mögliches Beispiel zu verstehen – lassen sich in einem weiteren Schritt die sogenannten Arbeitsplatzbedürfnisse ableiten. Hierbei legen Sie fest, welche Tools und Instrumente in den jeweiligen Kategorien sinnvoll sind. So wird die Nutzung von Videotelefonie für einen Mitarbeiter aus der Kategorie »fix« wenig sinnvoll sein, genauso wenig wie besagter Festnetzapparat für jene aus der Kategorie »mobil«.
Bei dieser Betrachtung empfehle ich, sich gedanklich von bestehenden Hierarchien zu lösen und ausschließlich die Arbeitsweise der Mitarbeiter zu betrachten. Dies wirft natürlich einen weiteren Aspekt auf, der nicht zu unterschätzen ist: Statussymbole und jene Emotionen, mit denen wir an ihnen hängen. Denn haben wir nicht alle das Bild im Kopf: Je »wichtiger« eine Person in der Unternehmenshierarchie zu sein scheint, desto mehr Werkzeuge hat sie zur Verfügung. Ob diese auch genutzt werden, ist dabei nebensächlich. Deshalb sollte mit diesem Thema auch besonders behutsam umgegangen werden. Ein guter Schritt wäre, die Mitarbeiter sensibel darüber aufzuklären, warum man bei dem einen oder anderen Tools entfernt und vielleicht gegen andere ersetzt. Denn die neue Welt des Arbeitens bringt viele neue Themen mit sich, die wiederum viel Effizienzgewinn in sich tragen. Behutsames Vorgehen ist dabei jedoch wohl einer der wichtigsten Regeln überhaupt.