...Oder „Haben Sie schon einmal versucht mit einem Teelicht Tee zu kochen?“
All jene, die sich aufgrund dieses Blogbeitrags erwarten (endlich) Argumente zu finden, warum Audit oder Assessment besser ist, müssen wir leider gleich an dieser Stelle enttäuschen. Gemeinsam mit Wolfgang Pölz möchten wir Unterschiede in der prinzipiellen Herangehensweise und Anwendung aufzeigen, liefern aber keine Bewertung ob das Eine oder Andere „besser“ ist!
Nicole Mayer und Michaela Drascher: Wolfgang, warum kennst du dich mit den Themen Audit und Assessment so gut aus?
Wolfgang Pölz: Seit mehr als 23 Jahren bin ich Auditor für diverse Normmodelle und Trainer im Bereich Qualitätsmanagementsysteme. Und seit mehr als 20 Jahren führe ich Assessments nach dem EFQM Modell durch und bin auch zertifizierter Assessoren-Trainer
NM und MD: Warum kann man nicht generell sagen, ob ein Audit oder ein Assessment besser ist?
Wolfgang Pölz: Die Einstufung „besser“ ist per se völlig ungeeignet. Die Frage kann sinnvollerweise nur lauten: „Wie zieldienlich ist die eine oder andere Herangehensweise. Haben Sie bspw. schon einmal versucht mit einem Teelicht Tee zu kochen? Eher nein, aber warmhalten des Tees funktioniert perfekt! Es kommt – wie immer - auf den erwarteten Nutzen und den Einsatzzweck an!
NM und MD: Kommen wir also zur Kernfrage: Wo könnten Unterschiede zwischen Audits und Assessments aufgezeigt werden?
WP: Um dies herauszuarbeiten bieten sich die folgende Betrachtungsdimensionen an: Zugrundeliegendes Organisations-Verständnis und Bewertungsgrundlage, Zweck (von Audit oder Assessment) und der Ablauf inkl. der einzelnen Schritte.
Betrachten wir zuerst einmal das grundlegende Organisations-Verständnis. Wir gehen davon aus, dass Organisationen durch gemeinsam geteilte Werte zusammengehalten werden und dies – gemeinsam mit dem Kontext der Organisation – eine Basis für die Gestaltung der Vision bildet. Die Strategie, die durch die Organisation umgesetzt wird, bereitet den Weg um zu erwünschten Ergebnissen zu kommen. Diese basale Grundlogik kann sowohl in der ISO 9001:2015, als auch dem EFQM-Modell angewandt werden. Sowohl bei Audits, als auch bei Assessments werden die grundlegenden Regelkreise einer Organisation betrachtet, wenngleich modellspezifisch unterschiedliche Schwerpunkte in der Betrachtung und Bewertung gelegt werden.
NM und MD: Und wie ist das mit der Bewertungsgrundlage?
WP: Den ISO-Normen und damit den Auditgrundlagen liegt die PDCA – Logik zugrunde, und zwar sowohl in der Gesamtorganisationssicht wie auch bspw. beim Prozessverständnis. Diese PDCA-Logik bildet auch die Grundlage für die beim EFQM-Modell angewandte RADAR-Logik, wobei diese zusätzlich um klare Bewertungsattribute erweitert wurde. Wir sehen also, dass zwar Unterschiede festgestellt werden können, diese aber erst bei detaillierter Betrachtung zum Tragen kommen.
Abbildung: PDCA vs. RADAR-Logik
NM und MD: Kommen wir nun zum Zweck von Audits und Assessments.
WP: Während es beim Audit grundsätzlich (lt. Akkreditierung) um die binäre Feststellung der Anforderungserfüllung geht (Ja / Nein) wird beim Assessment die Frage nach dem „WIE GUT?“ bearbeitet. Der „nachhaltige Erfolg“ der bewerteten Organisation in Form eines Reifegrads auf dem Weg zur Exzellenz wird festgestellt! Natürlich wird durch am Kundennutzen orientierte AuditorInnen über die Anforderungserfüllung hinausgehend im Audit substanzieller Mehrwert geleistet. Andererseits braucht der Assessor / die Assessorin nicht nach dem Nachweis zu suchen, kann im Assessment die Informationen der bewerteten Organisation glauben, ohne Nachweise und folgt hier auch keinem akkreditierten Verfahren.
NM und MD: Im Ablauf eines Audits bzw. Assessments zeigen sich nun aber doch zentrale Unterschiede.
WP: Ja das stimmt, es zeigen sich vor allem zwei zentrale Unterschiede.
Beim Assessment steht den AssessorInnen eine Bewerbungsunterlage (auf Basis eines Fragebogens) zur Verfügung, welche einen Überblick über die zu bewertende Organisation gibt. Dabei werden als Basis Informationen über folgende Themen zusammengestellt:
- Zielsetzung der Organisation
- Produkte und Dienstleistungen der Organisation
- Relevante Interessengruppen der Organisation
- Aktueller Status zum Umfeld der Organisation
- Historie der Organisation
- Eventuell weiterführende Unterlagen wie Vision, Strategie, Produktübersicht usw.
Beim Audit stehen in der Regel mit dem Management-Handbuch ähnliche, aber mehr vorgehensorientierte Informationen zur Verfügung. Aufgrund der Revision der ISO 9001:2015 bzw. ISO 14001:2015 wird mit dem Punkt „Kontext der Organisation“ auch auf die Themen strategische Ausrichtung und Interessengruppen Bezug genommen. Bei Erstzertifizierungen ermöglicht das Stufe 1 Audit ein ausreichendes Maß an Informationen über die Organisation zur sorgfältigen Auditplanung.
Bei der Durchführung liegt beim Audit der Schwerpunkt auf dem Nachweis der Erfüllung der Normforderungen bzw. der Einhaltung der Managementsystem-Regelungen, während beim Assessment die RADAR-Logik im Vordergrund steht. Die AssessorInnen achten darauf, ob die vorhandenen Vorgehen mit den strategischen Zielen in Einklang stehen und die einzelnen Regelkreise: Vorgehen à Umsetzung à Messung/Bewertung à Lernen geschlossen sind bzw. ob exzellente Ergebnisse erreicht wurden.
NM und MD: Vielen Dank für das Interview. Mit etwas Abstand betrachtet, sind die Unterschiede zwischen Audit und Assessment also primär in unterschiedlichen formalen Anforderungen und der dementsprechend unterschiedlichen Haltung und Herangehensweise der AuditorInnen / AssessorInnen zu sehen. Die doch sehr großen Überschneidungen führen zur Frage, unter welchen Rahmenbedingungen und ob die Verbindung von Audit und Assessment möglich und sinnvoll ist und ob bzw. welche Synergien damit erzielt werden können.
Die Antworten darauf finden Sie im nächsten Blog.