Gedächtnis des Newsrooms

Der Postler würde verzweifeln. Wenn er nämlich all jene Berge, die heutzutage täglich als Mails samt großzügiger Anhänge in den Postfächern landen, in Papierform auszutragen hätte. Doch die digitale Flut bringt auch so manchen IT-Verantwortlichen zum Verzweifeln. Man kann sich leicht ausmalen, welche Mengen bei einer Nachrichtenagentur wie der Nachrichtenagentur APA täglich zu bewältigen sind. Ein wesentlicher Teil davon muss aufbewahrt werden und auch rasch wieder auffindbar sein. APA-IT, der hauseigene Systemdienstleister, erledigt diese Aufgabe elegant mit Symantec Enterprise Vault.

Die APA-IT Informations Technologie GmbH ist eine Tochter der APA - Austria Presse Agentur. IT-Gesamtlösungen bilden ihr Kerngeschäft, sie steht ihren - mittlerweile auch zahlreichen externen - Kunden als zuverlässiger Partner zur Seite. Als Tochter einer Nachrichtenagentur gilt sie heute als der anerkannte Experte für Redaktionssysteme, Netzwerktechnologie und technische Datenbank-Lösungen. Die Angebotspalette der APA-IT geht jedoch weit über den Medienbereich hinaus und reicht von Serverhosting, Internet Solutions, Content Management Systemen (CMS), Broadcastingsolutions bis hin zu komplexen Office-Outsourcing-Lösungen.

Informationsfluss muss unaufhörlich strömen. \"Auf unseren Mailservern gehen täglich Hunderte von Nachrichten ein, die meisten mit Anhängen. Dokumente, Fotos, Powerpoint-Präsentationen mit zum Teil exorbitanter Größe“, schildert APA-IT-Projektleiter Christian Buzanich. \"Gleichzeitig sind wir natürlich zu äußerst knappen Wiederherstellungszeiten verpflichtet, sollte das System einmal ausfallen.“ Die rund um die Uhr tätige Redaktion einer nationalen Nachrichtenagentur darf aus verständlichen Gründen nicht beeinträchtigt sein. Dieses oberste Credo der APA-IT galt auch für die Suche nach einer E-Mail-Archivierungslösung. Deren Ziel war es, den dank Fibre-Channel-Anbindung schnellen, aber auch teuren Exchange-Speicherplatz mit einem günstigeren zu ergänzen, der, wie Buzanich beschreibt, \"möglichst wenig Userinteraktion“ erfordert. Denn, hebt der IT-Experte hervor, \"Exchange ist für uns ein Erfolgsfaktor, neben Redaktionssystem und Content Management System.“

Eineinhalb Monate lang testete das Unternehmen im eigenen Haus mit ausgewählten Benutzern. Bei Referenzkunden wie der Wiener Arbeiterkammer, die ein Archivierungssystem bereits seit 2003 im Einsatz hat, wurden Erfahrungsberichte eingeholt. Schließlich entschloss sich die APA-IT für den Einsatz von Symantec Enterprise Vault. Das Software-basierte Archivierungs-Framework ermöglicht es, Inhalte in MS Exchange, dem SharePoint Portal Server, in Lotus Notes, SMTP, IM und in Dateiserver-Umgebungen aufzufinden. Das Produkt erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien zum Aufbewahren und Abrufen von E-Mails und Daten durch die Bereitstellung eines sicheren Reservoirs für elektronische Informationen.

In der mii ag als herstellerunabhängigem Business-Softwareexperten fand die APA-IT den Dienstleister, der sie bei Teststellung, Produktauswahl und -implementierung kompetent beraten konnte. \"Zu unseren Aufgaben gehörte die Unterstützung bei Designfragen“, erzählt mii-Projektleiter Markus Exenberger, \"Beratung darüber, wie das Produkt in die APA-IT-Umgebung eingebettet werden kann, wie man an ein solches Projekt herangeht, auch, wo Risken lauern könnten. Für die spätere klaglose Funktion ist diese sehr detaillierte Vorbereitung wesentlich und hilfreich. Unsere Stärke bei der organisatorischen Beratung war sehr willkommen“, ebenso wie die Unterstützung bei Installation, Client-Rollout und Konfiguration.

Die Partner mii und APA-IT kannten sich bereits aus einem vorangegangenen Projekt zur Absicherung des APA eigenen Exchange-Clusters. Die Gründe für das profunde Know-how in seinem Haus erklärt Markus Exenberger damit: \"mii war eine der ersten Firmen, die Exchange als Kommunikationsprogramm verstanden haben. Dass sich die mii-Experten schon damals \"super verhalten“ haben, daran erinnert sich der Kunde heute noch. Das damals erworbene Vertrauen konnte mii in späteren Projekten vertiefen. Christian Buzanich: \"Ich kenne mii schon, ich war sicher, dass auch dieses Projekt mit ihnen funktionieren wird.“

Moderne Software lässt sich selbst in sehr heterogenen Umgebungen zumeist schnell installieren. Christian Buzanich: \"Die Grundinstallation von Symantec Enterprise Vault war einfach.“ Danach folgte die schon nicht mehr so simple Feinjustierung. Inzwischen müssen nur noch die letzten Mailboxen aktiviert werden. Der IT-Spezialist ist zufrieden, es \"funktioniert klaglos“, berichtet er und stellt fest, dass die Mailboxen um den Faktor 10 kleiner geworden sind, eine erhebliche Einsparung. Dabei bietet das System den Benutzern erhöhten Komfort: \"Die Suchfunktion ist deutlich besser geworden“, sagt Christian Buzanich. Denn \"nicht nur Mails werden durchsucht, sondern auch der Inhalt von Attachments.“ Gleichzeitig erfolgt die Suche deutlich schneller als bei Verwendung der in Outlook integrierten Suchfunktion.

Doch auch von einer Panne blieb APA-IT während der Installation nicht ganz verschont. OWA, der Outlook Web Access, wollte nicht funktionieren. Da die Ursache nicht in vertretbarer Zeit gefunden werden konnte, bezog mii-Projektleiter Exenberger unverzüglich den Support von Microsoft in die Suche nach der Lösung mit ein. Gemeinsam konnte die Ursache, sie lag im Bereich der Exchange Konfiguration, ausfindig gemacht und beseitigt werden. \"Ich bin sehr zufrieden mit diesem Support“, bestätigt Christian Buzanich. \"Ich bin ja selbst Dienstleister und weiß, wie schwierig es oft ist, Fehlerquellen zu identifizieren. In unserem Bereich sind die Möglichkeiten oft sehr vielfältig.“ Ein Problem wird in der IT eben nur dann zum Problem, wenn der Kunde damit allein gelassen wird.

Passt auch für Kleinbetriebe. Ganz allgemein beobachtet mii-Projektleiter Markus Exenberger, dass Archivierung mittlerweile zu einem wichtigen Thema wird, und zwar auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. \"Symantec hat darauf reagiert und das Lizenzmodell angepasst“, hat er festgestellt: \"Enterprise Vault lässt sich in Betrieben mit drei Beschäftigten ebenso sinnvoll einsetzen wie in Großbetrieben.“